Dobra organizacja umów, faktur oraz innych ważnych dokumentów firmowych jest kluczem do sprawnego działania całego przedsiębiorstwa. Niestety, jest to zadanie czasochłonne i wiążące się z koniecznością zagospodarowania dużej ilości miejsca na przechowywanie akt. Z tego względu warto zdecydować się na usługi firmy, która profesjonalnie zajmuje się porządkowaniem dokumentacji, a także jej archiwizacją i przechowywaniem.
Porządkowanie dokumentów – co obejmują usługi?
Każde przedsiębiorstwo codziennie zmaga się z napływem nowych dokumentów – faktury, umowy, dokumentacja kadrowa czy kliencka potrafią rozrosnąć się do naprawdę dużych rozmiarów, a przy tym muszą być przechowywane przez określony czas. Firma musi posiadać więc miejsce na ich gromadzenie oraz wyznaczyć odpowiednie osoby, które będą zajmowały się organizacją całej dokumentacji. Można skorzystać też z usług firmy zewnętrznej, specjalizującej się w takich usługach, jak porządkowanie dokumentów – jest to rozwiązanie pozwalające na znaczne oszczędności oraz odciążające przedsiębiorstwo z wielu zadań.
Organizacja dokumentów oznacza dokładną ich segregację i podzielenie zgodnie z ustalonymi kryteriami, współgrającymi z charakterem firmy i jej budową. Porządkowanie faktur, umów i innych dokumentów ma na celu także sprawdzenie aktualności poszczególnych danych, aby nie znajdowały się wśród nich akta, które ze względu na przedawnienie nie wymagają już przechowywania. Pozwala to zmniejszyć ilość dokumentacji firmy oraz ułatwia dostęp do aktualnych danych.
Wśród usług znajduje się także przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, dzięki któremu przedsiębiorstwo nie musi przeznaczać dużej ilości miejsca na przetrzymywanie papierowych oryginałów. W nowoczesnym archiwum firmy zewnętrznej dokumenty będą odpowiednio uporządkowane i zabezpieczone, a przy tym wciąż pozostaną łatwo dostępne w razie potrzeby. Takie rozwiązanie świetnie sprawdzi się szczególnie w przypadku dużych firm, borykających się ze sporą ilością dokumentów wymagających przechowywania.
Można także skorzystać z usługi elektronicznego obiegu dokumentów, czyli wdrożenia do firmy specjalnego systemu, w którym dostępne będą cyfrowe wersje dokumentów. W tym celu przeprowadzone zostaje skanowanie i digitalizacja dokumentów, dzięki czemu upoważnieni pracownicy będą mieli dostęp do ważnych danych z poziomu komputerów i urządzeń mobilnych. Pozwala to na dokładniejszą, łatwiejszą kontrolę wielu zadań, realizowanych w danej firmie.
Dlaczego warto zdecydować się na profesjonalne porządkowanie dokumentacji?
Porządek w dokumentach pozwala na szybkie znalezienie potrzebnych w danym momencie danych oraz zapobiega zgubieniu lub zniszczeniu ważnych akt. Skorzystanie z usług zewnętrznych firm pozwoli zachować idealną organizację całej ważnej dokumentacji, bez konieczności angażowania w to własnych pracowników – dzięki temu firma może skupić się wyłącznie na zadaniach bezpośrednio związanych z jej działalnością i oddelegować czasochłonne działania specjalistom.
Profesjonalna archiwizacja i przechowywanie dokumentacji to także duża oszczędność miejsca – wszystkie papierowe oryginały zostaną posegregowane i dostarczone do specjalnego archiwum, skąd mogą być wypożyczane. Możliwa jest także digitalizacja dokumentów, dzięki której ich skany w wersji cyfrowej będą łatwo dostępne dla upoważnionych do tego osób. Dzięki temu przetrzymywanie całej dokumentacji firmowej będzie mniej kłopotliwe, a przy tym dostęp do ważnych danych zostanie usprawniony.
