W Polsce, z roku na rok coraz więcej firm decyduje się na organizacje różnych konferencji. Wiąże się to z dużym wyzwaniem, ponieważ należy przede wszystkim odnaleźć odpowiednie miejsce, które spełni swoje zadanie. Wyłonić można niezliczoną ilość hoteli konferencyjnych oraz specjalnych ośrodków, gdzie wszelkie szkolenia, konferencje i inne spotkania, mogą być przeprowadzane w doskonałych warunkach.
Wypada wiedzieć, na co zwracać szczególną uwagę, kiedy obserwujemy sale konferencyjne pod Warszawą. Nie jest przecież tak, że możemy sobie pozwolić na wybór „pierwszej lepszej”. W samej stolicy, możemy spotkać się z ofertami wielu hoteli biznesowych i centrum konferencyjnych. Odsianie tych nieodpowiednich, z pewnością pomoże nam odnaleźć obiekt, który będzie dostosowany do charakteru naszego wydarzenia.
Hotele konferencyjne – unikajmy oszczędności
Niestety, aczkolwiek miejsce na konferencje, gdzie zyskamy dostęp do doskonale wyposażonej sali, zawsze będzie wiązało się z dość wysoką ceną. Warto więc mieć to na uwadze, przygotować się na spory wydatek, będący raczej inwestycją, która w przyszłości na pewno się zwróci. W momencie, kiedy pragniemy, aby nasze wydarzanie było przygotowane co do najdrobniejszych szczegółów, powinno się planować większy budżet. W hotelach na konferencje pod Warszawą, które posiadają wysoki standard, w cenie za wynajem sali, otrzymamy też często obsługę zaproszonych na spotkanie gości. Taki personel pełni bardzo istotną funkcję, ponieważ będzie mógł służyć informacją każdej obecnej na konferencji osobie, a pytań związanych z godzinami prelekcji itp., zawsze jest co nie miara. To też swojego rodzaju gwarancja, że konferencje w hotelu będą przebiegać sprawnie i bezproblemowo. Decydując się na wynajem sali w ośrodku, który nie należy do największych, otrzymamy tylko do swojej dyspozycji pustą przestrzeń. Wszelkie inne, bardzo istotne sprawy muszą być załatwione przez nas samych.
Miejsce na konferencje – nie obędzie się bez odpowiedniego planu!
Kiedy organizujemy wydarzenie, najczęściej poświęcamy najwięcej uwagi merytorycznym kwestiom, a te związane chociażby z wyborem obiektu konferencyjnego, zostają odłożone na koniec. To z pewnością nie jest strategia, która będzie mogła się sprawdzić. Nawet jeśli zaprosimy najznamienitszych prelegentów, którzy posiadają ogromną wiedzę – konferencja może okazać się niewypałem, jeżeli jej uczestnicy będą zmuszeni do przebywania w zatłoczonych i dusznych salach bez profesjonalnego nagłośnienia oraz możliwości wyświetlania prezentacji, z powodu braku rzutnika.
Nie jest to tajemnica, że każdy hotel konferencyjny w stolicy, powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt, ponieważ aktualnie, prawie wszystkie wystąpienia publiczne wymagają wykorzystania środków multimedialnych. Nie można dopuścić do sytuacji, w której każdy prelegent samodzielnie musi dopilnowywać tego, aby na sali znajdował się potrzebny mu sprzęt. Wszystkie narzędzia tego typu, powinny być przez cały czas dostępne na miejscu.
Zanim jeszcze postawimy na konkretny obiekt konferencyjny, dołóżmy wszelkich starań, aby obecne było tam należyte zaplecze techniczne. Aby uniknąć problemów związanych z ilością wolnych miejsc, oszacujmy liczbę gości, którzy mogą się zjawić. Pamiętajmy, że zarówno za duże, jak i za małe sale będą złym rozwiązaniem. Albo będzie zbyt tłoczno, albo wywoła wrażenie niskiej frekwencji i pustki.
